This article was written by Meshd’s co-founder Casey ケーシー Abel エーブル . (日本語は英語の後に続きます)
On a recent business trip to Southeast Asia, my headphones decided to “pull the plug” on me about forty-five minutes before an important online meeting while I was out in the city with nowhere quiet to take the call.
As I’m sure many of you have experienced, needing to make a very quick purchase in a short amount of time with the pressure of an important business meeting quickly approaching is not fun.
Layer on top of that you’re trying to navigate the behemoth shopping malls of the region with endless choices of stores and products and it felt all too similar to the overly complex experience many users of recruitment software unfortunately experience when trying to use such systems to effectively manage their hiring workflows.
Applicant Tracking Systems (ATSs) feel like they’ve been around since the beginning of time (in cyberspace at least), yet, twenty-five or so years after their initial emergence, many users still struggle to find a system that effectively matches their needs while delivering the promised impact that all too many systems overcommit to.
More often than not, today’s systems are over-engineered with what feels like “feature overload” all over the screen – buttons everywhere, complex workflows that require a degree in Computer Science to set up, impossible-to-navigate data sets, etc. If you can imagine a feature, chances are it’s present in most systems today.
All of this clutter actually REDUCES the adoption of the system by non-power users, limiting data capture for hiring teams and business units and overall undermining the intended efficiency gains by implementing the system.
Given this, I believe that anyone looking to procure any form of Applicant Tracking System or Hiring Platform (an integrated system combining Applicant Tracking and other features like CRM, Analytics, etc.) should frame their initial product shortlisting process with the following criteria in mind:
Usability of the system
Key questions to consider when looking at the usability of any form of recruitment software include:
Who are the key users internally required to effectively leverage the system for us to get our intended results?
More often than not, it is not only your HR or TA teams, but members from the business who conduct interviews, hire people in their teams, or track budgets who also need to navigate the system. Is the software you are considering easy enough for someone who only needs it a few times a month to effectively navigate it and maximize your organization’s adoption?
Integrations
Let’s face it, in the same way that most companies have their own way of managing sales, most companies have their own ways of managing recruitment.
Similar to a sales and marketing platform (Salesforce, Hubspot, etc.), your hiring platform needs the flexibility to integrate with other tools and systems to adapt to your specific needs. Some key integration considerations include, but are not limited to:
- HRIS system integrations
- Finance system integrations
- Workflow automation integrations
- Sourcing tool integrations (this is a rapidly growing area of the market!)
- Job board integrations
- Communication tool integrations (Slack, Chatwork, etc.)
Data Usability
Data should be at the heart of all hiring operations. Unfortunately given the highly unstructured nature of most hiring workflows, being able to effectively manipulate your data for the insights you need to understand what’s happening in your hiring operations is oftentimes like trying to design a rocket to go to the moon (shout out to JAXA for their recent lunar landing, by the way!).
We have seen many instances of companies utilizing an ATS to manage their hiring pipelines, only to have to download the data and then manipulate or visualize it using Excel or Google Sheets, or even worse yet, expensive, complex systems such as Tableau and others!
Regional Scalability
Does your system only operate in one language other than English? (Japanese for example)
Well then, it is going to be extremely difficult for your team to leverage it when expanding your hiring beyond the land of the rising sun. We have seen companies operating up to five different Applicant Tracking Systems to address language needs across their operation, destroying one of the core value propositions of implementing such a system by integrating data pipelines and workflows into a single source of truth!
If you’re looking for efficiency gains and looking to hire beyond one specific country, this basic UI/UX consideration must be taken into consideration.
Takeaway
This list is not exhaustive but serves as a guide to help you shape and form what is important to your organization when looking to buy recruitment software so that you do not fall into the trap of underwhelming results and low ROI (we’ve seen it happen far too often!).
If you are considering implementing a new system, need support mapping your hiring workflows, or want to consider an upgrade from your current platform to better address your evolving hiring needs then please reach out.
ZooKeep’s team is dedicated to delivering a modern hiring platform for Japan and the ASEAN region. Our goal is to help companies in the region efficiently manage recruitment operations, leading to higher ROI and improved access to talent!
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リクルートメント・ソフトウェアを購入する際に考慮すべき製品
先日、東南アジアに出張した際、重要なオンライン・ミーティングの45分ほど前に、私のヘッドホンが「プラグを抜く」ことを決めた。つまり突然故障してしまったのだ。
多くの人が経験したことがあると思うが、重要な商談が間近に迫っているプレッシャーの中、短時間で非常に迅速な買い物をしなければならないのは楽しいことではない。
その上、店舗や商品の選択肢が無限にある地域の巨大なショッピングモールで買い物をしようとすることは、採用ソフトウェアの多くのユーザーが、採用ワークフローを効果的に管理するためにそのようなシステムを使用しようとするときと、残念ながら経験する複雑すぎる体験とあまりにも似ていると感じました。
応募者追跡システム（ATS）は、（少なくともサイバースペースでは）太古の昔から存在しているように感じられるが、最初の登場から25年ほど経った今でも、多くのユーザーは、あまりにも多くのシステムが過剰にコミットしている約束された成果を提供しながら、自分たちのニーズに効果的にマッチするシステムを見つけるのに苦労している。
多くの場合、今日のシステムは「機能過多」と感じられるような過剰な設計が画面全体に施されている。いたるところにボタンがあり、セットアップにはコンピューターサイエンスの学位を必要とする複雑なワークフローがあり、ナビゲーションが不可能なデータセットなどがある。もしあなたがある機能を思い浮かべることができたなら、それは今日ほとんどのシステムに存在している可能性がある。
このようなごちゃごちゃした機能は、非パワーユーザーによるシステムの採用を減らし、採用チームやビジネスユニットのデータ取得を制限し、システム導入による意図した効率化を全体的に損なっている。
このことから、応募者追跡システムまたは採用プラットフォーム（応募者追跡とCRM、アナリティクスなどの他の機能を組み合わせた統合システム）の導入を検討している人は、以下の基準を念頭に置いて、最初の製品選考プロセスを構築する必要があると思います：
システムのユーザビリティ
あらゆる形式の採用ソフトウェアのユーザビリティを見る際に考慮すべき主な質問は以下の通りです：
意図した結果を得るために、社内でシステムを効果的に活用するために必要な主要ユーザーは誰か？
多くの場合、人事チームやTAチームだけでなく、面接を行ったり、チーム内の人材を採用したり、予算を管理したりするビジネスメンバーも、システムを操作する必要があります。あなたが検討しているソフトウェアは、月に数回しか必要としない人が効果的にナビゲートし、組織の採用を最大化するのに十分なほど簡単ですか？
統合 – 率直に言って
ほとんどの企業が独自の方法で売上を管理しているのと同じように、ほとんどの企業は独自の方法で採用を管理しています。
セールスやマーケティングのプラットフォーム（Salesforce、Hubspotなど）と同様に、採用プラットフォームにも、特定のニーズに適応するために他のツールやシステムと統合できる柔軟性が必要です。統合に関する主な検討事項には以下のようなものがありますが、これらに限定されるものではありません：
- HRISシステムとの統合
- 財務システムとの統合
- ワークフロー自動化の統合
- ソーシングツールとの統合（これは市場で急成長している分野です）
- ジョブボード統合
- コミュニケーションツールの統合（Slack、Chatworkなど）
データの使いやすさ
データはすべての採用業務の中心にあるべきです。 しかし、ほとんどの採用ワークフローが非常に非構造的であるため、採用業務で何が起こっているかを理解するために必要なインサイトを得るためにデータを効果的に操作することは、月に行くためのロケットを設計するようなものです。
採用パイプラインを管理するためにATSを利用している企業が、データをダウンロードし、ExcelやGoogle Sheets、あるいはさらに悪いことに、Tableauなどの高価で複雑なシステムを使って、そのデータを操作したり視覚化したりしなければならない例を、私たちは数多く見てきました！
リージョナル・スケーラビリティ
あなたのシステムは英語以外の言語（例えば日本語）でしか動作しませんか？
それでは、あなたのチームが日出ずる国を越えて雇用を拡大する際に、そのシステムを活用するのは非常に難しいでしょう。そのため、データパイプラインとワークフローを単一の信頼できる情報源に統合することで、このようなシステムを導入する核となる価値提案の一つを破壊しています！
効率化を図り、特定の国以外の採用も視野に入れているのであれば、この基本的なUI/UXを考慮する必要があります。
要点
このリストは全てを網羅しているわけではありませんが、採用ソフトウェアの購入を検討する際に、組織にとって何が重要かを形作り、圧倒的な結果や低いROIの罠に陥らないようにするためのガイドとして役立ちます（私たちは、それが頻繁に起こるのを見てきました！）。
新しいシステムの導入を検討されている場合、採用ワークフローのマッピングのサポートが必要な場合、または進化する採用ニーズによりよく対応するために現在のプラットフォームからのアップグレードを検討したい場合は、ご連絡ください。
ZooKeepのチームは、日本とASEAN地域に最新の採用プラットフォームを提供することに専念しています。私たちの目標は、この地域の企業が採用業務を効率的に管理し、ROIの向上と人材へのアクセスの改善につながるよう支援することです！
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